روابط عمومی الکترونیک نه یک انتخاب بلکه یک الزام

مقدمه:
امروزه روابط عمومی و اطلاع رسانی به عنوان پایه و اساس فعالیت سازمان ها و شرکت هایی محسوب می شود که قصد دارند در شرایط سخت رقابتی ناشی از توسعه پدیده جهانی شدن و اقتصاد دیجیتال، به حیات خود ادامه دهند. جهانی شدن اقتصاد مرز ارتباطات سنتی را در سازمان ها حذف کرده و دامنه آن را به تمام کشورهای دنیا گسترده است.

امروزه مخاطبان سازمان ها را جمعیت و گروه محدودی تشکیل نمی دهند آنها می توانند افرادی از کشورها، فرهنگ ها و تفکرات مختلف باشند و این موضوع تغییر دهنده بسیاری از رویکردها و روش های سنتی در روابط عمومی و اطلاع رسانی سازمان ها خواهد بود.

مسئله چالش برانگیزی که در سال های اخیر، وارد حوزه روابط عمومی ها شده است بحث توسعه کاربری فناوری اطلاعات در فرایندهای روابط عمومی است. چرا که فناوری اطلاعات، به عنوان یک دانش نوین، فرا رشته یی و تخصصی, استانداردها و الگوهای خاص خود را دارد و در نتیجه, صرف استفاده از ابزارهای آن نمی تواند گره گشای مشکل سازمان در اطلاع رسانیِ مطلوب باشد. وجود تفکر سنتی در سازمان ها و بخش های روابط عمومی، باعث می شود استفاده از فناوری اطلاعات هم، نتواند حرکت و جان تازه ای به فرآیند های ارتباطی سازمان و مخاطبانش ببخشد.

در این شرایط آنچه می تواند سازمان ها را در استفاده از دانش روابط عمومی و فناوری های ارتباطی و اطلاعاتی یاری دهد، وجود نگرش ها و راهبردهای کلان و برنامه های اجرایی مناسب نسبت به موضوع و جایگاه روابط عمومی و اطلاع رسانی در رده های مدیریتی، ماموریتی و فناوری سازمان هاست؛ یعنی باید تفکر سنتی به تفکر سیستمی تبدیل شود. سازمان باید، برای فرآیند مدیریت دانش و اطلاعات در برخورد با هر یک از گروه های مخاطبان، تعریف ها و دیدگاه های روشنی داشته باشند و نسبت به فناوری های موجود و کارکردهای قابل استفاده برای پوشش اهداف و برنامه های خود از آگاهی کافی برخوردار باشد. تمام این شاخص ها, وقتی در کنار هم قرار می گیرند که، مدیریت و نظارت تخصصی و تلفیقی بر روابط عمومی و فناوری اطلاعات وجود داشته باشد.

با توسعه اینترنت و ظهور فناوری های مبتنی بر وب سازمان ها ناگزیر از حضور، فعالیت و تطبیق خود با   مولفه های فضای مجازی هستند بنابراین باید در ساختار سازمان و فرآیند های کاری آن بازنگری کنند و برخی از امور قبلی و برخی از کارهای جدید را در محیط وب انجام دهند. در چنین شرایطی است که سازمان ها می توانند روند های؛ سنتی روابط عمومی را با استفاده از عینک فناوری اطلاعات مورد بازنگری قرار دهند و روش ها و الگوهای جدیدی برای مدیریت روابط عمومی ها در عصر جدید تعریف کنند که از آن, به مدیریت روابط عمومی الکترونیکی تعبیر می شود.

فن آوریهای جدید اطلاعاتی به سرعت تغییر می کنند و سازمانها برای مجهز نگاه داشتن خود به آخرین فناوریها و جدید ترین اطلاعات ناگزیر به طور مستمر هزینه های هنگفتی متحمل می شوند.

از سوئی دیگر انتظاری که در سازمان برای توسعه کاربری فن آوری اطلاعات برای کاهش هزینه ها و اطلاع رسانی سریع وجود داشت تغییر کرده و امروزه فناوری اطلاعات به عنوان ابزار توانمند ساز برای مدیران و کارکنان سازمانها مطرح است.

در عصر ارتباطات و توسعه فرهنگی و ارتباطی به کارگیری فن آوری اطلاعات و ارتباطات از اصلی ترین ابزار توسعه محسوب می شوند در صورتی که این ابزار به کار گرفته نشوند عدم مقبولیت و مشروعیت را به دنبال خواهند داشت.

از عمده ترین دلایل به کار گیری روابط عمومی الکترونیک  به کارگیری بهینه منابع انسانی استفاده از فنون جدید و صرفه جوئی و بهره وری نیروی انسانی است.

ابزار الکترونیکی که در اختیار روابط عمومی ها خواهد بود شامل تلفن گویا،سایت اینترنتی،پست و نشریات الکترونیکی است که با توجه به گسترش روز افزون آنها برای برقراری ارتباط بهتر در اختیار روابط عمومی های الکترونیکی قرار می گیرد.

از سوی دیگر استفاده روابط عمومی ها از ابزار فناوری اطلاعات سبب در آمد زائی و ارتباط بهتر مخاطبان با سازمان مربوطه می شود . بنابر این فناوری اطلاعات می تواند هم به عنوان یک ابزار و هم به عنوان یک ایدئولوژی و تفکر مدیریت جامع در روابط عمومی ها کاربرد داشته باشد.

روابط عمومی الکترونیک باعث میشود تا هزینه تبلیغات سازوانها به شدت کاهش پیدا کند و همچنین سازمانها در سطح گسترده تر در جامعه معرفی شوند بنابر این شناخت کاربردهای فن آوری اطلاعات در روابط عمومی ها باید بیشتر مورد تجزیه و تحلیل قرار بگیرد.

چکیده:
از وظایف مهم روابط عمومی ها ، اطلاع رسانی دقیق و به موقع به سازمان و مخاطبان عام و خاص و ایجاد همنوایی در ابعاد درون و بیرون سازمان است ، که با ساختن تصویر ذهنی مناسب از سازمان وبرخورداری از ابزارهای دقیق ارتباطی، مخاطبان را به استقبال از فعالیت ها و برنامه ها ترغیب و به توسعه روابط عمومی کمک می کند.

بدیهی است که امروزه  روابط عمومی ها باید همگام با تحولات و پیشرفت های روز دنیا حرکت کنند تا از هیچ نوع نوآوری و تکنولوژی ارتباطی و اطلاعاتی دور نمانند.

هدف راه اندازی روابط عمومی الکترونیک، رسیدن به روزی است که بتــــوان تمام خدمات یک سازمان را به طور شبانه روزی ، بدون مراجعه فیزیکی مخاطبان آن سازمان و تنها از طریق اتصال به پایگاه های آن نهاد انجام داد.

روابط عمومی نقش مهم و برجسته ای در برخورد با مخاطبان دارد و علت ارتباط گسترده با تعداد زیادی از مخاطبان که روزانه به آن مراجعه و درخواست اطلاعات می کنند، می تواند روش مناسبی در اختیار مدیران سازمان ها و موسسات قرار دهد. همچنین به کمک روابط عمومی الکترونیک مردم می توانند نظرات خود را آسان تر و سریع تر به گوش مسولان سازمان برسانند، این کار از نظر سنجی هایی که انجام آن مستلزم صرف وقت و هزینه بسیار است جلوگیری می کند.

البته روابط عمومی الکترونیک» (EPR) تنها واژه ای نیست که این روزها به فن یا علم روابط عمومی مدرن اطلاق می شود. روابط عمومی جدید و مبتنی بر تکنولوژی اطلاعات Information Technology، انواع و اقسام مختلفی دارد و چه بسا دایره فعالیت هر یک از آنها با دیگری تفاوت اساسی داشته باشد. درقسمتی از این مقاله سعی می شود برخی از این مفاهیم بررسی و ابعاد و چارچوب آن مشخص شود. بدیهی است در نهایت آنچه مهم می باشد روح جدید حاکم بر این نوع از روابط عمومی است نه نام یا اصطلاحی که به آن فعالیت اطلاق می شود. در ایران نیز نشانه های قوی از رویکرد روابط عمومی ها به این پدیده های جدید مشاهده می شود.