دانلود مقاله تحلیل سیستم اطلاعات انبار

سازمان جهاد کشاورزی استان خراسان رضوی – وزارت جهاد کشاورزی

شناخت وضعیت موجود
توصیف سیستم
۱ ـ ۱ ـ مقدمه
هدف از تشکیل و ایجاد انبارها، چه در سازمانهای دولتی و چه در بخش خصوصی ، تامین ونگهداری کالاهای مورد نیاز سازمان است و انبارداری به کلیه فعالیتهای مربوط به تهیه و نگهداری وسپس تحویل مواد و اقلام مورد نیاز سازمان در زمان مناسب ، اطلاق می شود. وظایف انبارها در سازمان را می توان در سه بخش زیر خلاصه کرد:
الف ) برنامه ریزی و مراقبت جهت حفظ مقدار موجودی هر یک از اقلام کالاهای مورد نیازسازمان در حد مطلوب خود.
ب ) همکاری و مساعدت در خرید و تامین و تهیه کالاها و کنترل و دریافت کالاهای خریداری شده .
ج ) نگهداری کالا در انبار به نحو صحیح و تسریع در امر تحویل با رعایت مقررات ودستورالعملهای سازمان .
انبارها را از دو جهت می توان مورد بررسی قرارداد، یکی از لحاظ فیزیکی نظیر محل انبار، نوع قفسه بندی ها، محل کالاها در انبار، نور، ایمنی و وسایل حفاظت کالاها و وسایل حمل و نقل و… ودیگری سیستم اطلاعات انبار که به طرح و گردش فرمها بنحوی که اطلاعات به بخشهای مختلف سازمان ، به موقع و به مقدار لازم برسد و به کنترلهای لازم در رابطه با کالاها می پردازد.
منظور از سیستم اطلاعاتی انبار، ایجاد روشی نظام مند و منطقی برای اجرای عملیات مربوط به کالاهای موجود در انبار و همچنین اعمال کنترلهای لازم روی مراحل مختلف این عملیات می باشد.
انبار بنا به نیاز همه بخشها، عموماً با تمام واحدها و کارکنان آن در تماس و رابطه است . این رابطه وتماس چه در مورد تحویل دادن و گرفتن اجناس و چه در مورد نگهداری حسابها و مبادله اسناد و مدارک آن ها، باید بر ضوابط مستدل و مجاز و رسمی مبتنی باشد نه مناسبات شخصی و دوستانه چرا که اینگونه روابط ، موجبات کندی کار و بروز اشتباهات را فراهم می سازد. بدیهی است در روابط متقابل ، رفتارهای دوستانه صرفنظر از دستورالعملها، سبب تسریع کارها خواهد بود ولی نباید باعث ابهام در حسابها ومدارک و اسناد باشد.
در طراحی سیستم اطلاعات انبار بایستی توجه نمود که آیا از قبل سیستمی وجود دارد یا خیر، درصورت وجود سیستم ، شناخت سیستم و نقاط قوت و ضعف آن جزو مقدماتی ترین فعالیتها محسوب می شود. در این گزارش وضعیت موجود انبار سازمان به لحاظ جایگاه سازمانی و شرح وظایف ؛ نیروی انسانی موجود؛ نوع انبار؛ انواع موجودیهای آن و نحوه چیدمان ؛ سیستم کدگذاری کالاها؛ تجهیزات موجود؛ گردش اطلاعات و فرمهای مربوطه ،… تشریح گردیده و کاستیها و محدودیتهای آن تبیین می گردد. بدیهی است شناخت وضعیت موجود مبنای طراحی سیستم مطلوب سازمان قرار خواهد گرفت که در گزارشهای آتی به آن خواهیم پرداخت .

فهرست مطالب
۱- شناخت وضعیت موجود۵
۱-۱- مقدمه۶
۱-۲- وضعیت موجود سیستم انبار در سازمان۷
۱-۲-۱- جایگاه سازمانی و شرح وظایف۷
۱-۲-۲- نیروی انسانی موجود۸
۱-۲-۳- نوع انبار۸
۱-۲-۴- کالاهای موجود در انبار و نحوه چیدمان آنها۸
۱-۲-۵- سیستم کدگذاری کالاهای انبار۸
۱-۲-۶- تجهیزات موجود در انبار۹
۱-۲-۷- فرایند درخواست کالا از انبار و تحویل آن۹
۱-۲-۸- فرم های مورد استفاده در سیستم فعلی انبار سازمان۱۰
۱-۲-۹- برنامه ریزی تامین کالا۱۰
۱-۲-۱۰- انبارگردانی۱۰
۱-۳- کاستی ها و محدودیت های سیستم اطلاعات انبار در سازمان۱۰
۱-۴- برخی الزامات قانونی در محاسبات عمومی اموال دولتی۱۳
۲-طراحی سیستم ۱۵
۲-۱-مقدمه  ۱۶
۲-۲-موقیعت انباردرساختار سازمانی۱۲
۲-۳-رویه ها۱۷
۲-۴-دستورالعملها۲۹
۲-۵-فرمها۳۲
پیوست:راهنمای کد کالاهای انبار ۴۸
دیاگرامهای رابطه ای ۶۳